Actuellement, les entreprises doivent travailler avec les enjeux liés à la dématérialisation à cause de l’essor du numérique et de la digitalisation. Pour cela, il est important d’établir des politiques et des règles de sécurité informatique et physique afin qu’un projet de dématérialisation ne soit pas associé à des fuites d’informations.
Qu’est-ce que la dématérialisation ?
La dématérialisation consiste à l’adoption de supports digitaux à la place des éléments physiques. Elle concerne notamment la numérisation des documents et également des services dans l’entreprise. Convertissez vos documents Word en toute simplicité, certaines démarches deviennent alors plus pratiques et l’ensemble des éléments numérisés sont plus accessibles au niveau du système d’information. La mise en place de la dématérialisation dans une entreprise favorise notamment la sécurité des données sensibles, la facilité d’accès aux informations et l’efficacité des équipes. Il est cependant essentiel que la dématérialisation suive certaines normes pour éviter les fuites d’informations. Par ailleurs, l’adoption des politiques et des règles de sécurité permet d’exploiter un environnement informatique optimal et d’assurer la sécurité des données.
Pourquoi dématérialiser ?
L’enjeu grandissant de la mobilité professionnelle de tous les secteurs d'activité et la transformation numérique ont poussé les entreprises à migrer vers la dématérialisation des documents. Plusieurs avantages sont d’ailleurs attribués à la dématérialisation. Elle apporte une véritable valeur ajoutée dans la stratégie de l’entreprise. Elle implique pour cela la transformation de l’information en données électroniques qui vont ensuite être rendues accessibles et être traitée ou diffusées. Il faut noter que les données possèdent une valeur précieuse pour une entreprise, car elles constituent des résultats d’études, de recherches, etc. Par ailleurs, elles fournissent des renseignements sur les fournisseurs, les clients, l'entreprise elle-même, etc. Face aux concurrents, elles permettent également à l’entreprise de se démarquer sur un marché.
Quelles sont les normes de sécurité ?
Tous les projets de dématérialisation et la transformation numérique des entreprises se focalisent sur la sécurité. En effet, par rapport au support papier, le document numérique est plus prolifique et plus complexe. Ainsi, pour lui assurer une valeur légale, des règles spécifiques doivent être adoptées lors d’une démarche de dématérialisation. Ces règles concernent notamment la traçabilité, la pérennité ainsi que le respect de la durée légale de conservation, de l’intégrité et de l’authenticité. Il faut pour cela se conformer aux normes AFNOR NF Z42-013 dans l’utilisation du Système d'Archivage Électronique (SAE). Par ailleurs, l’utilisation d’outils incorporant le SAE comme la signature électronique, l’authentification, le coffre-fort numérique, etc. permet de faciliter la gestion des droits d'accès et de garantir la fiabilité des échanges de documents numérisés.