La gestion électronique des documents permet de numériser les documents papier, mais également de dématérialiser les processus métier qui y sont liés. Ce système de plus en plus utilisé, réunit des techniques et pratiques nécessaires à la gestion des différents flux de documents au sein d'une entreprise.
Qu'est-ce que la gestion électronique des documents ?
La
GED désigne le processus de gestion dématérialisée des documents au sein d’une entreprise, collectivité, profession libérale ou de toute autre organisation. Ce système informatisé s’appuie sur un logiciel dédié pour organiser et gérer les informations sous forme de documents électroniques. Ils peuvent circuler, être modifiés ou si besoin supprimés. Le processus de gestion électronique documentaire comprend :
- La numérisation du document qui permet de l’intégrer dans le fichier
- Le stockage, l’indexation et l’organisation des documents
- La gestion de la sécurité des données des documents électroniques
- La recherche, la consultation des documents électroniques
- L’archivage électronique des documents durant leur délai de conservation
- La recherche, consultation du document électronique et échange des informations
Après la numérisation et l’organisation des données dans le logiciel, l’entreprise peut les exploiter au format numérique ce qui facilite le travail au quotidien. Les informations sont alors centralisées de façon à améliorer leur accès auprès des collaborateurs et la cohésion entre les différents services. Ce processus concerne tout particulièrement les documents utilisés régulièrement voire quotidiennement.
Comment cela fonctionne ?
Le processus de gestion électronique documentaire se déroule en plusieurs étapes :
La numérisation des documents en version papier
Les documents non numériques sont scannés et numérisés au moyen un logiciel à reconnaissance optique de caractères.
Le traitement des données
Pendant cette étape, les données vont être classées, référencées et indexées. Pour faciliter leur exploitation, les documents sont répertoriés par type de fichier, date de création, contenu etc.
Le stockage des données
Le logiciel doit être adapté au volume à traiter et étudié pour faciliter un accès rapide. Il intègre également un système de sauvegarde.
L’ergonomie
Le système de gestion électronique documentaire doit garantir de bonnes fonctionnalités de diffusion en terme de rapidité, de facilité d’accès, de fiabilité. Certains documents sont désignés selon le cas comme étant ou non modifiables. La structure documentaire doit donc être bien définie en amont et tenir compte des spécificités de chaque métier.
L’archivage
Certains documents sont tenus d’un point de vue légal d’être conservés sans pour autant être utilisés en usage quotidien.
Pourquoi recourir une gestion électronique documentaire ?
La Gestion Électronique des Documents revêt de nombreux avantages.
Elle réduit les coûts
La mise en place d'une
GED participe à une réduction des coûts logistiques liés au traitement traditionnel (papier) de l'information. Elle réduit le temps de traitement des documents et augmente le temps de productivité des employés. On considère que les problématiques de documents papier sont responsables de 19 % de pertes de productivité.
Elle améliore le service client
Les clients ont également la possibilité de consulter les informations dont ils ont besoin, de remplir les formulaires en ligne ou télécharger des pièces justificatives (factures, contrats, devis…). Les processus sont dès lors raccourcis, plus transparents et offre une plus grande réactivité.
Elle optimise la communication interne
Une solution de Gestion Electronique Documentaire assure aux collaborateurs d’une entreprise un accès personnalisé aux informations. Chacun peut ainsi, selon ses droits, accéder aux documents, partout, et à tout moment. La réduction de circulation de documents imprimés optimise la communication interne.
Elle sécurise les informations
Une
GED évite les risques de perte ou de détérioration des documents car tout reste accessible en ligne. Les documents sont actualisés régulièrement par les collaborateurs jusqu’à la fin de leur cycle de vie et leur archivage, protégé des modifications.
Une solution écologique
La gestion électronique documentaire par son côté " zéro papier " agit en faveur de la protection de l’environnement. Si l’on considère que près de 2500 feuilles de papier sont aujourd’hui utilisées quotidiennement par chaque employé en France, on comprend très vite la cohérence d’une gestion électronique documentaire dans le cadre d’une stratégie entrepreneuriale plus verte. Les entreprises souhaitent aujourd’hui valoriser leur image au regard de l’environnement en modifiant leurs habitudes de consommation.
