La question de savoir si les entreprises doivent ou non conserver leurs archives fait l'objet de nombreux débats. D'un côté, cela peut être un excellent moyen de garder une trace de l'histoire de votre entreprise et de montrer à vos clients que vous êtes là depuis un certain temps. D'autre part, elles peuvent prendre beaucoup de place et encombrer des pièces ou des tiroirs inutilement. Alors, que devez-vous faire ? Dans cet article de blog, nous allons discuter des avantages et des inconvénients de la conservation de vos archives et vous aider à décider ce qui est le mieux pour votre entreprise !
Une ressource précieuse
Le principal argument en faveur de la conservation de vos archives est qu'elles peuvent constituer une ressource précieuse pour votre entreprise. Si vous êtes en activité depuis de nombreuses années, vos archives peuvent montrer à vos clients potentiels que vous avez une longue histoire et que vous êtes une source d'information fiable. En outre, si vous devez un jour faire référence à quelque chose du passé, le fait de disposer d'archives peut être une source d'information précieuse.
Une prise de place non négligeable
Toutefois, la conservation de vos archives présente aussi des inconvénients. Tout d'abord, elles peuvent prendre beaucoup d'espace sur votre bureau, dans vos tiroirs ou bien même dans une pièce à part entière. Si vos archives sont volumineuses, vous risquez d'être encombré et d'avoir plus de mal à les parcourir. De plus, si vous ne les tenez pas à jour, ils peuvent rapidement devenir obsolètes et imprécis.
Archivage numérique : la solution ?
Une solution au problème d'espace est de numériser vos archives. Ainsi, vous pouvez les conserver sur un disque dur ou dans un système dédié pour qu'elles prennent beaucoup moins de place que les documents physiques. C'est une solution qui mettra vos archives en sécurité et qui vous permettra de rechercher des éléments spécifiques plus facilement. Vous pourrez également les partager facilement avec d'autres personnes par e-mail ou sur les médias sociaux, si vous le souhaitez.