La crise sanitaire actuelle et la course des entreprises vers la dématérialisation ont accéléré la généralisation du télétravail partout dans le monde. La signature électronique fait partie des concepts de plus en plus adoptés par les sociétés dans ce secteur : l’e-signature présente de nombreux avantages dont le plus important est le gain de temps.
Le concept général de la signature électronique
La signature est une suite de caractères définis comme un graphisme déposé sur un document. Elle identifie une personne et elle est la marque qui montre l’approbation de celle-ci en ce qui concerne le contenu dudit document. La signature électronique assure les mêmes fonctions : elle est aussi authentique, infalsifiable, inaltérable, non-réutilisable et irrévocable qu’une signature manuscrite. Elle est donc aussi une preuve d’identité, mais dans le monde numérique. Il existe trois types de signatures électroniques choisis selon leur niveau d’assurance et donc de sécurité : la SE simple, la AES ou signature électronique avancée et QES ou qualifiée.
La centralisation : un système simple et efficace
le courrier électronique est le chemin le plus utilisé couramment pour faire parvenir un document. Ensuite, pour le signer, il faudra l’imprimer et le faire dater pour le remettre aux autorités compétentes afin de pouvoir enfin le renvoyer à l’expéditeur. Et il ne faut pas compter le fait que cette tâche peut être placée en bas de la liste de l’agenda de la secrétaire. Bref, la signature électronique peut réduire considérablement ce temps de traitement : le document peut être reçu et signé directement par le responsable concerné. En effet, il suffit qu’il dispose du logiciel et le tour est joué. C'est un système simple et efficace, car on peut être partout dans le monde pour pouvoir le faire : même des associés séparés par des centaines de kilomètres peuvent aisément le faire.
Une meilleure communication qui réduit les coûts
La bascule vers l’adoption du système de la signature électronique engendre certes un coût important pour la société comme l'achat du logiciel le plus sécurisé etc. Mais ce qui est aussi sûr, c’est que les coûts généraux seront également considérablement réduits. Fini les réunions organisées, les voyages et déplacements juste pour signer un document. En effet, plus besoin de faire un saut urgent au bureau lorsqu’on est en congé. L’environnement en tire aussi un grand avantage, car le nombre d’impressions et d’utilisations de papier diminue de moitié ! De cette manière, les documents se perdent moins facilement, car ils seront bien stockés numériquement.