Comment archiver des documents signés électroniquement ?

À l’ère de la digitalisation et du numérique, la majorité des entreprises ne demandent plus des papiers signés pour finaliser des contrats. À la place de ceux-ci, elles utilisent désormais les documents signés électroniquement. Dans ce contexte, l’utilisation d’un logiciel de signature et d’un outil de stockage de document spécialisé et hautement sécurisé est indispensable. Le but étant de sécuriser les dossiers en question et les protéger contre toute tentative d’usage malintentionné.

Signer les documents via un outil numérique

En ligne, il vous est possible de signer vos documents d’entreprise, et ce peu importe leur nature. En d’autres termes, la signature électronique peut être portée sur des dossiers juridiques, administratifs, collaboratifs, etc. En effet, cette alternative vous permet de finaliser vos démarches de digitalisation. Quel que soit le contrat, la finalisation se fait directement à distance.

Ainsi, vous pouvez laisser de côté les papiers encombrants et les imprimantes qui tombent souvent en pannes en cas de besoins. Avec les logiciels de signature numérique, vous pouvez facilement transformer vos procédures administratives en les dématérialisant simultanément. Si votre entreprise collabore avec des fournisseurs exigeant des signatures de contrats à chaque livraison des commandes, les solutions logicielles vous donnent la possibilité de réduire au minimum le temps de préparation des dossiers.

Archiver les documents dématérialisés avec un outil spécialisé

Les logiciels de signatures travaillent également avec d’autres plateformes afin de faciliter votre projet de dématérialisation des documents. Dans cette optique, vous avez à votre disposition un archiviste certifié au niveau international. Cette plateforme vous propose notamment un service d’archivage électronique qui répond à l’ensemble des critères majeurs en matière de traçabilité et de sécurité des documents. Il vous suffit d’ouvrir un compte personnel pour stocker et sécuriser vos données. Bien évidemment, il est indispensable d’avoir un mot de passe fiable pour la protection optimale de vos informations. Il convient aussi de mettre en place des antivirus puissants afin d’éviter toute forme de piratage et de vol des données.

Archivage et stockage des données numériques: quelle différence ?

Le logiciel d’archivage stocke vos documents numériques que vous avez signés par les solutions de signature électronique disponible en ligne. Il réalise une archive électronique des documents de preuves comme les contrats de collaboration avec les fournisseurs. Par contre, un logiciel de stockage correspond notamment à la conservation sur internet de documents digitalisés. L’archivage a donc des fonctions spécifiques qui répondent à des réglementations plus strictes. Il vous permet de garder les documents originaux numériques d’entreprise dans un lieu sécurisé tout en respectant les délais de gardes imposés par votre métier et la durée d’utilité juridique ou administrative.

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