De quelle façon peut-on optimiser la gestion des fournisseurs ?

Le traitement des fournisseurs, s’occupe des tâches, allant de la réception des bons de commandes à l’encaissement des factures et apurement des comptes réglés. Il nécessite une équipe indépendante, faisant partie ou non de la direction financière. Avant la digitalisation, la durée moyenne de traitement d’une facture fournisseur avec l’intervention de différents services administratifs et comptables dure 14 jours. Système lourd et exposé aux risques où la digitalisation a apporté une organisation efficace des traitements des informations.

Le mécanisme

L’objectif est de parvenir à suivre les opérations d’une entreprise avec les fournisseurs de manière fluide et sûre. Les techniques comptables actuellement exploitées permettent une prise en charge des factures de leur réception à leur paiement après avoir passé toutes les étapes de vérification et de contrôle. C’est donc une gestion numérisée qui supprime les interventions manuelles et les supports physiques (papier): la dématérialisation. Une réorganisation totale des unités fournisseurs est inévitable et de nouvelles compétences pour la mise en place d’un processus performant sollicitées. Vous devez en savoir plus sur les fournisseurs pour adapter la solution aux besoins de l’entreprise, et instaurer des relations faciles et productives avec les fournisseurs.

Les bénéfices de la dématérialisation

Ils ont nombreux:

1. L’élimination des tâches manuelles fastidieuses et celle des supports papier à archiver allège le circuit de traitement. Tous les documents achats qui restent sont clairs.Vous pouvez cliquer ici pour en savoir plus sur la dématérialisation du cachet d’entreprise

2. Les données enregistrées sur une plateforme unique et disponibles en permanence favorisent la réactivité en temps réel dans le traitement des achats (dépenses) et des règlements. Les risques d’erreurs de transcription sont négligeables. Les relations sont nettement améliorées dans ce contexte. 

3. Et le plus gros avantage réside dans la gestion de la trésorerie, dont les flux dépendent de l’activité achats/vente. Pas d’activité sans achats (fournisseurs), et sans ventes pas de clients (recettes). Une relation interdépendante. Mais c’est également un outil de décision pour les dirigeants : escompte pour soulager des tensions de trésorerie ou augmenter les stocks Avec la dématérialisation, les gains en productivité, la réduction des frais de personnel et du coût de gestion influeront sur la rentabilité, donc des résultats.

Cette modernisation se fait avec des logiciels et progiciels disponibles sur le marché.

Les outils proposés

À ce jour, trois ont été sélectionnés :

• Le plus simple consiste à scanner et envoyer la facture par courriel. Si le support papier disparaît, l’action humaine reste avec les risques d’erreurs que ça comporte.
• La solution OCR facilite toute recherche de document par la reconnaissance optique des caractères et les convertit les PDF images en PDF textes.
• La meilleure, la plus rentable. Pour l’optimisation des fournisseurs. En utilisant le processus de Données Informatisées (EDI), toutes les opérations sont traitées d’un bout à l’autre de la chaine en toute sécurité. La solution est applicable avec le système ERP

Les résultats de la dématérialisation sont probants pour convaincre les entreprises à y recourir.