Dématérialisation : une réduction des coûts et un gain de temps

Publié le : 15 novembre 20214 mins de lecture

De plus en plus d’entreprises se tournent, aujourd’hui, vers la dématérialisation, dans le but d’être plus efficace et professionnel. Mais de quoi s’agit-il vraiment ? Et quels sont les différents avantages qu’on peut en tirer de ce processus ? 

La dématérialisation : qu’est-ce que c’est ?

Le monde du numérique s’est beaucoup développé ces derniers temps, au point où on ne peut plus s’en passer. Pour se conformer aux normes actuelles, il est donc évident qu’il faut se tourner vers ce genre de système. Et pour ce faire, il faut procéder à la dématérialisation. Qu’est-ce que c’est exactement ?

La dématérialisation, comme son nom l’indique, est un processus visant à se détacher du format physique, et se pencher un peu plus vers le format numérique. En d’autres termes, elle permet de changer tous les documents et supports en papier, par des versions électroniques. Ces derniers seront alors transformés en système informatisé et seront stockés à l’intérieur d’un support de stockage.

Il faut faire la distinction entre « numérisation » et « dématérialisation », même si tous deux sont complémentaires. La numérisation suppose l’inexistence absolue des fichiers physiques, alors que dans la dématérialisation, on peut tout de même jongler entre ces deux méthodes. Tel est par exemple, le cas lorsqu’un client demande à la fois une facture sur papier et sur courrier électronique.

La dématérialisation : un gain de temps et gain d’argent

La dématérialisation vous permet de faire un énorme gain de temps. Lorsqu’on traite des fichiers sur papier, il faut examiner un à un tous les documents, ce qui peut allonger le temps de traitement. Alors qu’avec la dématérialisation, on peut juste trier les fichiers de même catégorie et les classer pour faciliter le traitement. En utilisant des technologies plus avancées, vous pourrez même effectuer certaines tâches automatiquement.

Par ailleurs, la dématérialisation est aussi une excellente méthode pour faire baisser les dépenses, ne serait-ce que pour le coût des papiers ou des photocopies, par exemple.

La dématérialisation : gain d’espace et facilité d’accès aux dossiers

Un autre avantage avec la dématérialisation, c’est le gain d’espace. Auparavant, on devait stocker tous les fichiers importants dans un grand placard. Certains pouvaient même remplir toute une pièce. Mais aujourd’hui, ce n’est plus le cas. On peut stocker toutes les données dans un simple support, qu’il soit externe ou interne.

S’ajoutant à cela, les dossiers dématérialisés sont aussi faciles d’accès. Vous pouvez les consulter en faisant juste quelques clics. Mais attention, il faut aussi savoir bien verrouiller les données confidentielles, pour éviter les fuites et le piratage : des cas fréquents dans le domaine digital. 

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